Nel valutare l’utilizzo di nuovi software per la produttività aziendale, sentiamo sempre più spesso parlare di soluzioni in cloud. Volendo semplificare, (forse in maniera eccessiva), il Cloud Computing è una tecnologia, che permette di sfruttare determinate risorse tramite l’utilizzo di server in remoto. Con ovvi vantaggi in termini di flessibilità, scalabilità e mantenimento rispetto alle soluzioni on-prem.
COME SCEGLIERE
Uno dei maggiori vantaggi che presentano le soluzioni cloud, oltre ad una disponibilità del servizio continua, è la diminuzione dei costi della manutenzione dell’HW.
Se parliamo di strumenti aziendali, quindi per la produttività in azienda, due sono i principale e indiscussi leader del mercato: Google G Suite, e Microsoft Office 365.
Entrambe le piattaforme offrono una serie di funzioni assimilabili: email professionale, uno spazio di archiviazione per utente e una serie di applicazioni per la produttività, quali editor di testi, fogli di di calcolo e molto altro. Qualsiasi sia la piattaforma scelta, porterà certamente dei vantaggi alla propria attività.
G-SUITE O OFFICE 365? COME EFFETTUARE LA SCELTA
Per quanto simili a livello funzionale, vi sono comunque delle differenze rilevanti tra le due soluzioni, vediamole insieme nel dettaglio.
1)Piani Tariffari
Comparando le due soluzioni, non possiamo non menzionare le politiche di pricing, che hanno comunque la loro rilevanza nella scelta, soprattutto per le PMI.
G Suite offre due piani tariffari fissi: la versione Basic offre tutte le applicazioni, Gmail e uno spazio di archiviazione di 30 GB, al prezzo di 5,20 € al mese per utente; la versione Business comprende spazio di archiviazione illimitato e l’applicazione Vault per l’e Discovery, al prezzo di 10,40 € al mese per utente. I due piani offrono la suite completa nella stessa misura e qualità di servizio, adattandosi a qualsiasi esigenza. Vi è poi la possibilità di un’offerta personalizzata nel caso in cui si volessero funzionalità di controllo e analisi dei dati più avanzate, scegliendo il piano Enterprise.
Office 365 offre diversi piani tariffari distinti per Casa e Aziende: ognuno poi è suddiviso in 3 sotto offerte. Avere tante offerte significa poter scegliere quella che più si adatta ai propri bisogni, ma può anche essere complicato. I diversi piani tariffari, inoltre, si distinguono non sono nel prezzo ma anche in quello che offrono: Office 365 Business, al prezzo di 8,80 € mensile per utente, offre tutti i programmi Office e i servizi di archiviazione file su PC, Mac o dispositivi mobile ma non include l’email aziendale. La versione Office 365 Business Premium, al prezzo di 10,50 € mensile per utente, comprende tutta l’offerta Business e l’email aziendale. Infine, il pacchetto Office 365 Business Essentials, al prezzo di 4,20 € mensile per utente, è consigliato per le aziende che lavorano solo su cloud in quanto le versioni desktop dei programmi Office non sono incluse.
2) Collaborazione
Poiché parliamo di strumenti che servono a migliorare la produttività e la collaborazione all’interno dell’azienda, non solo utilizzabili dal singolo, bisogna distinguere come le due soluzioni concepiscono la collaborazione tra utenti.
G Suite, poiché nato e concepito come piattaforma completamente online, permette non soltanto la condivisione di tutti i file creati e condivisi al suo interno, ma anche la collaborazione in tempo reale. Se, ad esempio, si deve scrivere un testo in Documenti insieme ad un’altra persona, non c’è bisogno di inviare il file via email: basta condividere il documento (o il foglio di lavoro, la presentazione, il modulo) con chi vogliamo e questi potrà iniziare a lavorare sullo stesso file insieme a noi, contemporaneamente. Ogni modifica viene salvata in automatico e può essere controllata grazie alla cronologia delle revisioni.
In Office 365 esiste la condivisione, grazie all’archiviazione dei file in OneDrive, ma la collaborazione è diversa. Si possono modificare i documenti, ma questo non avviene in tempo reale: se qualcuno sta modificando un documento, ad esempio, non è possibile che qualcun altro apporti delle modifiche nello stesso momento. È necessario aspettare che l’altra persona finisca di lavorare e salvi il file per poter aggiungere le nostre modifiche.
3) Spazio di archiviazione disponibile
Avere a disposizione tutti i file creati all’interno della propria organizzazione è un’attività fondamentale per tutti i tipi di imprese. Detto questo, quando si parla di Cloud è chiaro che uno dei maggiori punti di confronto debba essere la quantità di spazio di archiviazione offerto dalle due soluzioni.
Office 365 offre, per utente, uno spazio di archiviazione di 1 TB per i documenti e 50 GB per la posta, a meno che non si scelga il piano Business in cui non è presente la posta elettronica.
Anche G Suite distingue la quantità di spazio offerto a seconda della scelta del piano: con la versione Basic si hanno 30 GB, condivisi tra Gmail e Google Drive, mentre le versioni Business ed Enterprise offrono storage illimitato. C’è però un punto importante da considerare: ogni file creato utilizzando le applicazioni Google (Docs, Fogli, Presentazioni e Moduli) non occupa spazio all’interno di Drive.
4) Strumenti offerti
Per precisazione, va detto che Office 365 è sì una piattaforma cloud, ma per così dire ibrida: infatti gli strumenti offerti sono da installare sul proprio dispositivo, per poi essere condivisi su OneDrive, oppure essere utilizzati nella versione online che, come già detto, non è uguale a quella on-premise.
G Suite, invece, nasce come soluzione pensata per l’utilizzo puramente Cloud e offre una serie di strumenti per la produttività che nulla hanno da invidiare alla controparte Office, i cui artefatti possono essere salvati sul proprio dispositivo quando lo si desidera. Documenti, fogli di lavoro, presentazioni e molto altro, sono tutte opzioni offerte e integrate nella stessa piattaforma, accessibile in qualsiasi momento grazie all’account Google. G Suite è anche perfettamente compatibile con i tipi di file più comuni (.pdf, .xls, .txt e molto altro), che possono tranquillamente essere modificati dopo l’archiviazione su Drive.
Le differenze tra le due piattaforme possono non sembrare molte, ma variano molto dal tipo di organizzazione e dal numero di utenti. Se si lavora in un’impresa in cui si è spesso lontani dal proprio ufficio e si ha la necessità di collaborare con il proprio team, G Suite è l’opzione migliore. Se, invece, la mobilità e la collaborazione non sono fondamentali, e si utilizzano già strumenti Microsoft nella propria organizzazione, allora si potrebbe preferire Office 365.
